Samples and Templates
Employment Law

Samples & Templates

You can download the samples and templates provided here free of charge, fill them in, save them in PDF format for later use if necessary, and also print them out.

Please note that the samples and templates are text suggestions that refer to common standard situations. In certain case constellations, it may be necessary to modify or supplement the texts.

The posting of the samples and templates for download cannot replace legal advice; a legal mandate is therefore not established by downloading and/or using the samples and templates. Even if the texts were created with the greatest care, no liability can be accepted for their use.

Objection to a warning of the employer

It is important and sufficient to explain briefly and factually why the accusation contained in the warning is wrong. Even if the probability that the employer will remove the warning from the personnel file as a result of an objection is very low, you can at least strive to make your view on record for the future.

Termination of employment by the employee in due time

Not only an employer's notice of termination, but also the employee's notice of termination of the employment relationship must be in writing. Any electronic form is excluded and leads to the invalidity of the termination. You should also ensure that you can prove that the notice of termination was received by the employer.

Irrevocable leave of absence

It should be considered that, on the one hand, the employee's work performance is no longer available as a result of the irrevocable exemption. On the other hand, however, the irrevocability of the release offers the possibility of fulfilling the claims specified in the sample (i.e. vacation) through the release and thus "reducing" them.

Revocable leave of absence

In the case of revocable leave of absence, the employee's work performance can be requested again if necessary, but it is not possible to "reduce" entitlements such as vacation entitlements during the revocable leave of absence.

Demanding a reference

A claim to the issue of a qualified reference in accordance with the sample provided here exists only if the employment relationship has lasted longer than six months. Otherwise, there is only a claim to a so-called simple reference.

Legal Aid

The form on the "Declaration on personal and economic circumstances" (source: Federal Department of Justice) must be submitted to the court together with the application for legal aid; evidence and receipts for the expenses declared must be attached.

Widerspruch zu einer Abmahnung des Arbeitgebers

Wichtig und ausreichend ist es, in möglichst kurzer und sachlicher Form auszuführen, warum der in der Abmahnung enthaltene Vorwurf falsch ist. Auch wenn die Wahrscheinlichkeit dafür, dass der Arbeitgeber aufgrund eines Widerspruchs die Abmahnung aus der Personalakte entfernt, sehr gering ist, kann zumindest angestrebt werden, Ihre Sichtweise für die Zukunft aktenkundig zu machen.

Fristgerechte Eigenkündigung des Arbeitnehmers

Nicht nur eine Arbeitgeberkündigung, auch die Kündigung des Arbeitsverhältnisses durch den Arbeitnehmer bedarf zwingend der Schriftform. Jedwede elektronische Form ist ausgeschlossen und führt zur Unwirksamkeit der Kündigung. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie den Zugang der Kündigung beim Arbeitgeber nachweisen können.

Unwiderrufliche Freistellung

Zu bedenken ist, dass einerseits die Arbeitsleistung des Arbeitnehmers infolge der unwiderruflichen Freistellung nicht mehr zur Verfügung steht. Andererseits bietet die Unwiderruflichkeit der Freistellung jedoch die Möglichkeit, die in dem Muster genannten Ansprüche durch die Freistellung zu erfüllen und damit „abzubauen“.

Widerrufliche Freistellung

Bei der widerruflichen Freistellung kann bei Bedarf zwar die Arbeitsleistung des Arbeitnehmers wieder angefordert werden, jedoch ist es nicht möglich, Ansprüche wie etwa Urlaubsansprüche während der widerruflichen Freistellung „abzubauen“.

Zeugnis einfordern

Ein Anspruch auf Erteilung eines qualifizierten Arbeitszeugnisses entsprechend dem hier bereitgestellten Muster besteht erst und nur dann, wenn das Arbeitsverhältnis länger als sechs Monate bestanden hat. Ansonsten besteht nur ein Anspruch auf ein sog. einfaches Arbeitszeugnis.

Prozesskostenhilfe

Das Formular über die „Erklärung über die persönlichen und wirtschaftlichen Verhältnisse“ (Quelle: Bundesministerium der Justiz) ist zusammen mit dem Antrag auf Bewilligung von Prozesskostenhilfe bei Gericht einzureichen; Nachweise und Belege über die angegebenen Ausgaben sind beizufügen.

Notification of pregnancy

The special protection against dismissal for pregnant women requires that the employer has knowledge of the pregnancy or obtains such knowledge in good time. This means that the employer must either already have positive knowledge of the pregnancy at the time the notice of termination is issued or must obtain such knowledge within two weeks of receipt of the notice of termination at the latest. If the pregnant woman herself does not yet have knowledge of the pregnancy at the time of receipt of the notice of termination, it is sufficient if - even after the expiration of the aforementioned two-week period - the notification of the pregnancy is sent without delay as soon as the pregnant woman herself becomes aware of the pregnancy. Make sure that you have evidence of the receipt of the notification by the employer.

Termination without notice

Any termination of the employment relationship, i.e. termination without notice as well as ordinary and timely termination, must be in writing (Section 623 of the German Civil Code). This means that a letter of termination must be received by the employee on paper with an original signature (so-called wet signature). Any electronic form (email, SMS, messenger, etc.) is inadmissible and leads to the invalidity of the termination. Likewise, signature stamps or printed signatures from a photo file are not sufficient to satisfy the written form requirement.

Ordinary termination

Refer to the notes on the "Termination without notice" sample.

Anzeige einer Schwangerschaft

Der Sonderkündigungsschutz für schwangere Frauen setzt voraus, dass der Arbeitgeber Kenntnis von der Schwangerschaft hat oder rechtzeitig erlangt. Dies bedeutet, dass der Arbeitgeber entweder bereits bei Ausspruch der Kündigung positive Kenntnis von der Schwangerschaft haben oder spätestens binnen zwei Wochen nach Zugang der Kündigung erhalten muss. Hat die Schwangere im Zeitpunkt des Zugangs der Kündigung selbst noch keine Kenntnis von der Schwangerschaft, so genügt es, wenn – auch nach Ablauf der vorgenannten zwei Wochen Frist – die Mitteilung über die Schwangerschaft unverzüglich nachgeholt wird, sobald die Schwangere selbst Kenntnis von der Schwangerschaft erlangt. Stellen Sie sicher, dass der Zugang der Mitteilung beim Arbeitgeber nachweisbar ist.

Fristlose Kündigung

Jede Kündigung des Arbeitsverhältnisses, also sowohl die fristlose Kündigung als auch die ordentliche und fristgerechte Kündigung (ebenso wie eine Änderungskündigung), bedürfen zwingend der Schriftform (§ 623 BGB). Dies bedeutet, dass ein Kündigungsschreiben auf Papier mit Originalunterschrift dem Arbeitnehmer zugehen muss (sog. wet-signature). Jede elektronische Form ist unzulässig und führt zur Unwirksamkeit der Kündigung (E-Mail, SMS, Messenger etc.). Ebenso sind demnach Unterschriftenstempel oder aufgedruckte Unterschriften aus einer Fotodatei nicht ausreichend, um der Schriftform zu genügen.

Ordentliche Kündigung

Vgl. die Hinweise zum Muster „Fristlose Kündigung“.

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